Privacybeleid – Privacyverklaring

Inleiding en toepassingsgebied

De Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming is SRL CRMS SOLUTIONS, met maatschappelijke zetel te Rue Lairesse 38, 4020 LIEGE, ingeschreven bij de K.B.O. onder nummer 1013.444.617 (hierna de “Verwerkingsverantwoordelijke” genoemd).

Wij, als Verwerkingsverantwoordelijke, verbinden ons ertoe om in die hoedanigheid de vertrouwelijkheid te eerbiedigen van de persoonsgegevens die wij verwerken en deze te verwerken overeenkomstig de geldende wetgeving. Meer in het bijzonder worden de verwerkingen uitgevoerd overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, zoals thans van kracht en zoals deze van tijd tot tijd kan worden gewijzigd (hierna de “AVG”), alsook de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en alle toepasselijke regels inzake de bescherming van persoonsgegevens (samen de “Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving”).

Het hoofddoel van deze Privacyverklaring (de “Verklaring”) is u te informeren over onze praktijken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Meer in het bijzonder beschrijft deze Verklaring waarom, hoe en gedurende welke periode wij persoonsgegevens die op u betrekking hebben en waarvan wij kennis hebben gekregen in het kader van de levering van onze diensten (hierna de “Diensten”) kunnen verzamelen, gebruiken, bekendmaken en anderszins verwerken, alsook uw rechten in dit verband.

In het algemeen heeft deze Verklaring betrekking op iedere persoon die onze Diensten gebruikt of wenst te gebruiken, of van wie wij persoonsgegevens met betrekking tot de Diensten ontvangen, of die op enige wijze met ons interageert of communiceert over onze Diensten.

Zij is met name van toepassing op onze gebruikers, onze klanten en prospects, onze huidige en potentiële leveranciers, onze huidige of potentiële partners met wie wij commerciële relaties onderhouden, alsook hun personeelsleden en de bezoekers van onze website.

Overzicht van onze verzameling en ons gebruik van persoonsgegevens

In de meeste gevallen verzamelen wij persoonsgegevens die op u betrekking hebben rechtstreeks bij u, met name wanneer zij verband houden met het gebruik en/of de levering van de Diensten.

De informatie die wij verzamelen en ons gebruik van deze persoonsgegevens variëren afhankelijk van de aard van onze relatie en onze interacties met u.

Wij verzamelen de volgende soorten persoonsgegevens:

Identificatiegegevens: zoals naam en contactgegevens.
Gegevens met betrekking tot klantendossiers en contactgegevens: zoals elektronische dossiers die persoonsgegevens bevatten die u aan ons verstrekt om toegang te krijgen tot of gebruik te maken van onze Diensten, en die met name uw naam, e-mailadres en andere contactgegevens kunnen bevatten.
Commerciële gegevens: dit omvat de geschiedenis van en alle relevante informatie met betrekking tot onze contractuele relatie met u, alsook uw verzoeken, met inbegrip van onze correspondentie met u, betalings- en facturatiegegevens, gegevens met betrekking tot eventuele geschillen, en uw antwoorden op tevredenheidsenquêtes om ons aanbod van producten en diensten te verbeteren.
Gebruiksgegevens van de website en de applicatie: met name informatie over uw activiteit op onze website / applicatie via cookies met het oog op systeemtoegang, beveiliging, autorisatiebeheer, operationele opvolging en operationele traceerbaarheid.
Informatie van derden: wij kunnen uw informatie verkrijgen uit bronnen van derde partners, bijvoorbeeld leveranciers, zakenpartners of andere zoekmachines, handelsinformatiebureaus of overheidsinstanties.
Gegevens met betrekking tot contactformulieren en commerciële verzoeken: zoals de informatie die u aan ons verstrekt wanneer u een contactformulier invult, informatie over onze Diensten aanvraagt, een demonstratie, een offerte of een commercieel aanbod aanvraagt, of met ons communiceert in het kader van een precontractueel of commercieel verzoek. Deze gegevens kunnen met name uw naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, onderneming, functie, de inhoud van uw verzoek en alle informatie die u ervoor kiest aan ons mee te delen omvatten.
Prospectie- en marketinggegevens: zoals uw professionele contactgegevens, uw communicatievoorkeuren, uw inschrijving op een nieuwsbrief, uw interesse in onze producten of Diensten, de geschiedenis van onze commerciële communicatie met u, alsook uw keuzes met betrekking tot het ontvangen of weigeren van marketingcommunicatie.
Analytische gegevens met betrekking tot het gebruik van de website: zoals informatie over uw surfgedrag op onze website, de geraadpleegde pagina's, de duur van de raadpleging, interacties met de site, gegevens met betrekking tot het apparaat en de browser, alsook identificatoren die gekoppeld zijn aan analytische cookies, met name wanneer u hebt ingestemd met het gebruik van publieksmetingstools zoals Google Analytics.

Rechtsgronden voor onze verwerking van persoonsgegevens

Overeenkomstig de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving verzamelen, gebruiken en verwerken wij persoonsgegevens anderszins op basis van de volgende rechtsgronden:

Uitvoering van de overeenkomst
Nakoming van wettelijke verplichtingen
Onze gerechtvaardigde belangen
Met uw toestemming

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens, indien nodig, verwerken om de vitale belangen van enige persoon te beschermen.

Gebruik van persoonsgegevens (doeleinden)

Op basis van de hierboven vermelde rechtsgronden zullen wij uw persoonsgegevens verwerken voor de hieronder uiteengezette doeleinden.

Het verlenen van ondersteuning en Diensten. (Rechtsgronden: uitvoering van onze overeenkomst met u; gerechtvaardigde belangen).
Het analyseren en verbeteren van onze activiteiten: met name om beter te begrijpen hoe gebruikers toegang krijgen tot onze Diensten en deze gebruiken, om onze Diensten en onze bedrijfsactiviteiten te evalueren en te verbeteren, en om nieuwe functionaliteiten, aanbiedingen en Diensten te ontwikkelen, alsook om de werking en het gebruik van onze website te evalueren en te verbeteren. (Rechtsgrond: onze gerechtvaardigde belangen).
Het beveiligen en beschermen van onze activiteiten: waaronder het beschermen en beveiligen van onze bedrijfsactiviteiten, activa, diensten, netwerk en IT- en technologische middelen; het onderzoeken, voorkomen, opsporen en nemen van maatregelen in geval van fraude, ongeoorloofde toegang, situaties die potentiële bedreigingen inhouden voor de rechten of veiligheid van enige persoon of derden, of andere ongeoorloofde activiteiten of fouten. (Rechtsgronden: onze gerechtvaardigde belangen of naleving van wettelijke verplichtingen).
Het verdedigen van onze belangen: waaronder het beheren van en reageren op daadwerkelijke en potentiële juridische geschillen en vorderingen, en het vaststellen, verdedigen of anderszins beschermen van onze rechten of belangen, ook in het kader van potentiële of daadwerkelijke geschillen met derden. (Rechtsgrond: onze gerechtvaardigde belangen).
Audit, rapportering, corporate governance en interne operaties: waaronder financiële, fiscale en boekhoudkundige audits; audits en evaluaties van onze operaties, vertrouwelijkheid, beveiligings- en financiële controles, risico's en naleving van wettelijke verplichtingen. (Rechtsgrond: onze gerechtvaardigde belangen of naleving van onze wettelijke verplichtingen).
Het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen: om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire vereisten die op ons rusten. (Rechtsgrond: naleving van onze wettelijke verplichtingen).
Het beantwoorden van uw verzoeken en het commerciële opvolgen daarvan: met name om verzoeken te verwerken die u ons via onze website, onze contactformulieren of via enig ander communicatiemiddel stuurt, om uw behoeften te begrijpen, u de gevraagde informatie te verstrekken, een demonstratie te organiseren, een aanbod, offerte of commercieel voorstel op te stellen, en een redelijke precontractuele of commerciële opvolging te verzekeren. (Rechtsgronden: de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek worden genomen; onze gerechtvaardigde belangen om onze commerciële relaties te ontwikkelen en te beheren).
Het toesturen van commerciële communicatie, nieuwsbrieven en informatie met betrekking tot onze producten en Diensten: met name om u te informeren over onze Diensten, onze aanbiedingen, ons nieuws, onze inhoud of onze evenementen, wanneer u ermee hebt ingestemd dergelijke communicatie te ontvangen of wanneer de toepasselijke regelgeving ons toestaat contact met u op te nemen in het kader van een bestaande commerciële relatie voor soortgelijke producten of diensten, onder voorbehoud van uw recht van bezwaar. (Rechtsgronden: uw toestemming wanneer deze vereist is; onze gerechtvaardigde belangen om onze producten en Diensten te promoten bij onze klanten en prospects, binnen de grenzen die door de toepasselijke regelgeving zijn vastgesteld).
Het meten van het publiek en het verbeteren van onze website: met name om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken, de prestaties van pagina's te meten, gebruiksstatistieken op te stellen, de inhoud, ergonomie en relevantie van onze website te verbeteren, door middel van publieksmetingstools zoals Google Analytics, onder voorbehoud van uw toestemming wanneer deze vereist is. (Rechtsgrond: uw toestemming voor het gebruik van niet strikt noodzakelijke analytische cookies of technologieën, zoals Google Analytics. Wanneer de verbetering van onze website gebaseerd is op geaggregeerde, geanonimiseerde gegevens of op verwerkingen die geen opslag of uitlezing van niet strikt noodzakelijke cookies vereisen, kunnen wij ons ook beroepen op onze gerechtvaardigde belangen om onze website en onze Diensten te verbeteren).

Geaggregeerde en geanonimiseerde informatie. Wij kunnen persoonsgegevens anonimiseren en anonieme en geaggregeerde datasets en rapporten creëren. Geaggregeerde of geanonimiseerde gegevens zullen u niet persoonlijk identificeren en zullen daarom niet langer persoonsgegevens vormen voor de doeleinden van de Gegevensbeschermingswetgeving.

Doorgifte van persoonsgegevens

Wij kunnen de persoonsgegevens die wij over u verzamelen bekendmaken zoals hieronder aangegeven of op enige andere wijze die wordt beschreven op het moment van verzameling of deling.

Dienstverleners: wij kunnen persoonsgegevens doorgeven aan derde dienstverleners die deze informatie gebruiken om diensten aan ons te leveren, zoals hostingproviders, auditors, adviseurs, consultants, aanbieders van klantenservice en ondersteuning, aanbieders van e-maildiensten, nieuwsbriefbeheer, klantrelatiebeheer, commerciële prospectie, alsook aanbieders van tools voor publieksmeting en analyse van het gebruik van onze website, zoals Google Analytics.
Bedrijfsoverdrachten: Wij kunnen persoonsgegevens bekendmaken of overdragen in verband met enige overdracht van activa, financiering of herstructurering van geheel of een deel van onze onderneming, faillissement of soortgelijke gebeurtenis, ook in verband met een audit.
Wettelijk vereist: Wij kunnen persoonsgegevens overdragen indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld aan rechtshandhavingsinstanties, rechtbanken, de belastingadministratie, enz.).
Bescherming van onze rechten: wij kunnen persoonsgegevens bekendmaken wanneer wij dit noodzakelijk achten om te reageren op vorderingen die tegen ons worden ingesteld of om te voldoen aan een gerechtelijke procedure (bijvoorbeeld dagvaardingen of bevelen), om onze overeenkomsten en voorwaarden af te dwingen of te beheren, voor fraudepreventie, risicobeoordeling, onderzoek, en om de rechten, eigendom of veiligheid van ons, onze klanten en cliënten of andere personen te beschermen. Wij kunnen uw gegevens ook doorgeven aan derden zoals incassobureaus en Gerechtsdeurwaarders.

Cookies en soortgelijke technologieën

Wij gebruiken cookies en soortgelijke technologieën op onze website / applicatie.

Bepaalde cookies zijn strikt noodzakelijk voor de werking van onze website en onze Diensten. Zij kunnen met name de volgende doeleinden hebben:

beheer van de gebruikerssessie;
veilige uitvoering van het authenticatieproces;
behoud van de aangemelde status van de gebruiker;
uitvoering van beveiligingscontroles;
tijdelijke opslag van bepaalde gebruikersvoorkeuren of interface-instellingen;
beheer van autorisaties en toegang.

Deze strikt noodzakelijke cookies vereisen uw toestemming niet wanneer zij essentieel zijn voor de levering van de dienst die u vraagt.

Wij kunnen ook, onder voorbehoud van uw voorafgaande toestemming wanneer deze vereist is, analytische cookies en soortgelijke technologieën gebruiken om het publiek van onze website te meten, te begrijpen hoe bezoekers ermee interageren, gebruiksstatistieken op te stellen en onze inhoud, functionaliteiten en Diensten te verbeteren.

In dit verband kunnen wij met name Google Analytics gebruiken. Google Analytics maakt het mogelijk bepaalde informatie met betrekking tot uw gebruik van de website te verzamelen en te verwerken, zoals geraadpleegde pagina's, interacties met de site, gegevens met betrekking tot het apparaat en de browser, analytische cookies en bepaalde technische informatie met betrekking tot de verbinding, om publieksstatistieken en rapporten op te stellen.

Analytische cookies en niet strikt noodzakelijke technologieën worden uitsluitend geplaatst of geactiveerd nadat uw toestemming is verkregen, wanneer dit door de toepasselijke regelgeving vereist is. U kunt deze cookies accepteren, weigeren of configureren via de cookiebanner die op onze website ter beschikking wordt gesteld. U kunt uw keuzes ook op elk moment wijzigen.

De weigering of intrekking van uw toestemming voor analytische cookies heeft geen invloed op de toegang tot de essentiële functionaliteiten van onze website of onze Diensten.

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment wijzigen door de cookiebanner te gebruiken en “Keuzes beheren” te selecteren.

Internationale doorgiften van persoonsgegevens

Wij kunnen in bepaalde gevallen bepaalde informatie overdragen aan derden die buiten de EU en/of de EER zijn gevestigd, met name in het kader van de doorgiften die in artikel 5 van deze Verklaring zijn vermeld. Wanneer de derde aan wie wij uw gegevens overdragen gevestigd is in een land dat krachtens de lokale gegevensbeschermingswetgeving niet hetzelfde niveau van gegevensbescherming biedt als datgene dat in de Europese Unie van kracht is, steunen wij op passende waarborgen voor de doorgifte van persoonsgegevens. In het kader van het gebruik van bepaalde technische dienstverleners, diensten voor publieksanalyse of tools die worden aangeboden door internationale groepen, zoals Google Analytics, kunnen uw gegevens worden verwerkt door entiteiten of verwerkers die buiten de Europese Unie en/of de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd. In dat geval zorgen wij ervoor dat deze doorgiften worden omkaderd door passende waarborgen overeenkomstig de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving, zoals adequaatheidsbesluiten, standaardcontractbepalingen of enig ander door de toepasselijke regelgeving erkend doorgiftemechanisme.

Gegevensbeveiliging

Wij hechten groot belang aan de beveiliging van de persoonsgegevens die wij verwerken. Wij waarborgen contractueel dat derden die persoonsgegevens namens ons verwerken vergelijkbare beveiligingsmaatregelen zullen naleven. Indien zich een incident en, meer in het bijzonder, een gegevensinbreuk met betrekking tot uw persoonsgegevens zou voordoen, zullen wij snel en zorgvuldig handelen, met inachtneming van de geldende wettelijke bepalingen. Wij zullen met name de nodige stappen ondernemen om de betrokken inbreuk binnen de wettelijke termijnen te melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, en wij zullen u informeren indien de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van het Individu, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Bewaring van gegevens

Wij zullen uw persoonsgegevens bewaren gedurende de periode die noodzakelijk is om de in deze Verklaring beschreven doeleinden te bereiken, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is, en met name wanneer wij menen dat dit noodzakelijk is om onze rechten en belangen of die van anderen vast te stellen, te verdedigen of te beschermen.

De bewaartermijn van persoonsgegevens zal dus variëren afhankelijk van de betrokken informatie en de vastgestelde doeleinden, en met name van onze commerciële vereisten, onze gerechtvaardigde belangen en wettelijke vereisten (met name boekhoudkundige en fiscale vereisten).

Gegevens die worden verwerkt voor commerciële prospectie, nieuwsbrieven of marketingcommunicatie worden bewaard gedurende de periode die noodzakelijk is voor het beheer van onze commerciële relatie of tot de intrekking van uw toestemming of de uitoefening van uw recht van bezwaar, naargelang het geval. Wanneer u bezwaar maakt tegen het ontvangen van marketingcommunicatie, kunnen wij bepaalde beperkte informatie over u bewaren in een uitsluitingslijst, uitsluitend om uw keuze te respecteren en u dergelijke communicatie niet langer toe te sturen.

Gegevens die worden verzameld door middel van analytische cookies of publieksmetingstools, zoals Google Analytics, worden bewaard overeenkomstig de bewaartermijninstellingen die op deze tools van toepassing zijn en gedurende een periode die niet langer is dan noodzakelijk voor de doeleinden van publieksmeting, het opstellen van statistieken en de verbetering van onze website.

Uw rechten

Overeenkomstig de toepasselijke regelgeving beschikt u over de volgende verschillende rechten, die te allen tijde en kosteloos kunnen worden uitgeoefend, behalve in geval van misbruik:

Het recht om toegang tot uw gegevens te vragen (A)
Het recht op rectificatie (B)
Het recht op gegevenswissing (C)
Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking (D)
Het recht om beperking van de verwerking te vragen (E)
Het recht op gegevensoverdraagbaarheid (F)
Het recht om een klacht in te dienen bij de Toezichthoudende Autoriteit (G)

Uw rechten kunnen eenvoudig worden uitgeoefend door een e-mail te sturen naar gdpr@crmssolutions.com.

A. Recht van toegang

U hebt het recht ons te vragen te bevestigen of gegevens die op u betrekking hebben al dan niet worden verwerkt en, wanneer dat het geval is, kunt u toegang tot die gegevens vragen.

B. Recht op rectificatie

U hebt te allen tijde het recht om gegevens die op u betrekking hebben en die onjuist of onvolledig zijn te laten rectificeren of, op zijn minst, ons een verklaring te verstrekken waarin wordt aangegeven dat de gegevens onvolledig zijn en waarin de aanvullende elementen worden vermeld waarmee rekening moet worden gehouden.

C. Recht op gegevenswissing

U hebt het recht ons te vragen gegevens die op u betrekking hebben te wissen in de volgende gevallen:

a) de gegevens zijn niet langer noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
b) u hebt de toestemming waarop de verwerking is gebaseerd ingetrokken en er bestaat geen andere rechtsgrond voor de verwerking;
c) u hebt gebruikgemaakt van uw recht van bezwaar zoals toegelicht onder punt D. hieronder;
d) uw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
e) uw gegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
f) uw gegevens zijn verzameld in het kader van een aanbod van diensten van de informatiemaatschappij gericht aan een kind.

Wij wijzen u erop dat de intrekking van uw toestemming geen afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de gegevens die vóór de intrekking met uw toestemming zijn verwerkt.

D. Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking

Wanneer uw gegevens worden verwerkt voor commerciële prospectie, nieuwsbrieven of directe marketingcommunicatie, hebt u het recht om te allen tijde en kosteloos bezwaar te maken tegen deze verwerking, met inbegrip van profilering voor zover deze verband houdt met dergelijke prospectie. In dat geval zullen wij stoppen met de verwerking van uw gegevens voor deze doeleinden.

U kunt dit recht uitoefenen door gebruik te maken van de uitschrijflink die in onze marketingcommunicatie is opgenomen, wanneer een dergelijke link beschikbaar is, of door contact met ons op te nemen via gdpr@crmssolutions.com.

E. Recht op beperking van de verwerking

Wanneer de verwerking is beperkt, mogen de gegevens waarop de beperking betrekking heeft, met uitzondering van opslag, niet langer worden verwerkt behalve binnen de grenzen die met uw toestemming zijn bepaald of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

U hebt het recht ons te vragen de verwerking te beperken wanneer een van de volgende situaties van toepassing is:

a) u betwist de juistheid van de gegevens;
b) de verwerking is onrechtmatig, maar u wenst niet dat de gegevens worden gewist;
c) wij hebben de gegevens niet langer nodig voor de doeleinden van de verwerking, maar de gegevens zijn voor u nog noodzakelijk voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen;
d) u hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking en er wordt nagegaan of de gerechtvaardigde gronden die wij nastreven zwaarder wegen dan de uwe.

F. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U hebt het recht te verkrijgen dat de gegevens die op u betrekking hebben en die u ons hebt verstrekt om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken of met uw toestemming, en die met behulp van geautomatiseerde procedés worden verwerkt, aan u worden overgedragen of aan een andere verwerkingsverantwoordelijke worden overgedragen indien dit technisch mogelijk is.

G. Vragen en recht om een klacht in te dienen bij de Toezichthoudende Autoriteit

Voor elke vraag met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens en/of de uitoefening van uw rechten kunt u contact met ons opnemen:

per e-mail: gdpr@crmssolutions.com
per post: SRL CRMS SOLUTIONS, Rue Lairesse 38, 4020 LIEGE
per telefoon: +32455141913

De Regelgeving stelt u ook in staat een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit indien u van mening bent dat wij niet hebben gehandeld overeenkomstig de wetgeving inzake gegevensbescherming, met gebruikmaking van de onderstaande contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Of via haar website op het adres: https://www.autoriteprotectiondonnees.be/contact

Wijzigingen aan dit beleid

Dit beleid is naar zijn aard evolutief en kan daarom te allen tijde worden gewijzigd, met name om de ontwikkeling van onze activiteiten te weerspiegelen en om te voldoen aan eventuele wetswijzigingen.

In voorkomend geval zal elke wijziging plaatsvinden met inachtneming van de verschillende toepasselijke wetten/reglementeringen inzake privacy en gegevensbescherming.

Wij nodigen u uit dit Beleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van de laatste versie.

Dit beleid werd laatst bijgewerkt in mei 2026.

Deze Nederlandse versie is een vertaling van de oorspronkelijke Franse versie van dit Privacybeleid. In geval van verschillen, dubbelzinnigheden of tegenstrijdigheden, heeft de Franse versie voorrang voor zover toegestaan door het toepasselijke recht. De Franse versie is hier beschikbaar.

CRMS Blog

Douaneafhandelingsoperaties, processtructuur en IDMS-gerichte inzichten

Laatste artikelen